Masz tyle projektów, że nie wiesz, w co ręce włożyć? Kiedy realizujesz dany projekt z tyłu głowy masz myśl, że jeszcze nie ruszyłeś projektu x, y ani z, które też zasługują na Twoją uwagę?
Chciałem się podzielić z Tobą prostym rozwiązaniem, które mi w agencji marketingu internetowego Scorise ułatwiło posegregowanie 50 wewnętrznych projektów według priorytetu.
Korzyść? Ułatwia podjęcie decyzji na temat tego, czym się zająć w danej kolejności. Upraszcza odkrycie tzw. quick wins, nisko wiszących jabłek, które przy minimalnym zaangażowaniu dadzą Ci największe rezultaty.
Jak podejść do tego zadania?
1. Wypisz w arkuszu kalkulacyjnym wszystkie projekty, w które jesteś zaangażowany. Projektem nazywamy zbiór więcej niż jednej czynności. Dla uproszczenia załóżmy, że w naszym przypadku nie ma znaczenia, czy coś jest projektem jednorazowym (np. nawiązanie współpracy z agencją SEO, napisanie książki) czy cyklicznym (np. rozpoczęcie samodzielnego prowadzenia własnego kanału social media).
2. Określ czasochłonność danego projektu (bez dokładnych wyliczeń, „na oko”, byś widział rząd wielkości, ile godzin zajmie Ci projekt, czy jest to bardziej 2-3 godziny, 10 godzin, 50 czy 200 h).
3. Określ kosztochłonność projektu (w walucie). Nie powielaj kosztu czasowego (powyżej). Przyjąłem, że tu wpisuję tylko koszty zewnętrzne (zmienne), nie wpisuję tu kosztu stałego.
4. Określ zyskowność projektu. Czyli jak na namacalne, realne korzyści finansowe/biznesowe wpłynie realizacja danego projektu w krótkiej lub długiej perspektywie.
5. Określ prawdopodobieństwo, że zaistnieje ta zyskowność projektu (10-100, uznałem, że nie ma sensu wypisywać projektów z prawdopodobieństwem poniżej 10% sukcesu).
Jeśli np. Twoim projektem jest rozpoczęcie brania udziału w przetargach, to potencjał dochodowy wg mnie może być na poziomie wysokie, np. 4-5/5. Prawdopodobieństwo jednak określiłbym na niskie, np. 10/100.
Przykład arkusza zobaczysz na obrazku. Poniżej linkuję do arkusza z przykładowymi liczbami:
W rezultacie możemy policzyć priorytet danego projektu i posegregować po nim wszystkie przedsięwzięcia. Przykład formuły znajdziesz w arkuszu.
Co z projektami, które nie generują wprost zysku?
Jeśli niewykonanie projektu (np. niedostosowanie się do nowych przepisów) spowoduje nałożenie kary, to jest to znaczące obniżenie zyskowności firmy, więc wtedy określiłbym potencjalność dochodowość tego projektu na 5/5. Nawet takie miękkie czynniki, jak wsparcie merytoryczne czy integracja członków załogi wpływają na zyskowność firmy, np. poprzez zmniejszenie rotacji, zmniejszenie ryzyka, że odejdzie klient.
Oczywiście, analiza nie jest wyrocznią, lecz podpowiedzią. Znalazłem na dole posortowanej listy kilka projektów, które i tak uruchomię, bo taki raport nie uwzględnia wszystkich czynników i spłyca je.
Dzięki temu arkuszowi jestem w stanie świadomie podjąć decyzję, w które projekty wchodzić teraz, w które później, a w które nie wchodzić. I mogę to zrobić nie tylko na podstawie własnych emocji, lecz przede wszystkim patrząc z punktu widzenia celu strategicznego, dobra firmy, w tym całej załogi.
Jak często wchodzimy w projekty ze względu na pogłoski, własne ego czy zachcianki lub tylko pozornie dobre inwestycje? Arkusz ułatwia urealnienie oczekiwań, a z drugiej strony świadomą rezygnację z tych projektów, na które nie mamy zasobów – czasu lub budżetu oraz tych o niskiej stopie zwrotu.
